Cum se utilizează funcția de validare a datelor în Excel?

Hei acolo! Sunt furnizor de birouri și știu cât de important este să profităm la maximum de instrumentele pe care le folosim în fiecare zi. Un astfel de instrument care este adesea subutilizat în birou este Excel. Astăzi, vă voi prezenta cum să utilizați funcția de validare a datelor în Excel. Este un instrument super - la îndemână care vă poate economisi o mulțime de timp și dureri de cap atunci când vă ocupați de introducerea datelor.

Ce este validarea datelor în Excel?

Validarea datelor în Excel este ca un mic gatekeeper pentru foaia de calcul. Vă permite să setați reguli pentru tipul de date care pot fi introduse într-o celulă sau într-un interval de celule. Aceasta înseamnă că puteți împiedica utilizatorii să introducă date incorecte sau inconsecvente, ceea ce este o afacere uriașă atunci când lucrați cu seturi de date mari.

Să presupunem că creați o foaie de calcul pentru a urmări zilele de concediu ale angajaților. Nu doriți ca cineva să introducă accidental un număr negativ de zile sau o valoare nenumerică. Validarea datelor vă poate ajuta să impuneți ca în coloana „Zile de vacanță” să fie introduse numai numere pozitive.

Cum se accesează validarea datelor

În primul rând, trebuie să știți unde puteți găsi funcția de validare a datelor. Este destul de ușor de localizat. Doar selectați celula sau intervalul de celule în care doriți să aplicați validarea. Apoi, mergeți la fila „Date” din panglica Excel. În grupul „Instrumente pentru date”, veți vedea butonul „Validarea datelor”. Faceți clic pe el și va apărea o casetă de dialog.

Configurarea regulilor de bază de validare a datelor

Caseta de dialog Validarea datelor are câteva file, dar cea principală cu care veți lucra este fila „Setări”. Aici, puteți alege tipul de regulă de validare pe care doriți să o aplicați.

Numerele întregi

Să revenim la exemplul zilelor de concediu ale angajaților noștri. Dacă doriți să permiteți numai numere întregi între 0 și 30 (presupunând un maxim de 30 de zile de vacanță pe an), iată ce faceți. În fila „Setări”, sub „Permite”, selectați „Număr întreg”. Apoi, setați „Date” la „între”. În câmpul „Minim”, introduceți 0, iar în câmpul „Maximum”, introduceți 30. Faceți clic pe „OK” și ați terminat. Acum, dacă cineva încearcă să introducă un număr care nu este întreg sau un număr în afara acestui interval, Excel va afișa un mesaj de eroare.

Numere zecimale

Dacă aveți de-a face cu date care necesită numere zecimale, cum ar fi cifrele de vânzări, puteți utiliza opțiunea „Decimală”. Puteți seta același tip de reguli ca și în cazul numerelor întregi, cum ar fi o valoare minimă și maximă.

Liste

Listele sunt un alt tip cu adevărat util de validare a datelor. Să presupunem că aveți o coloană pentru departamentele angajaților și doriți să vă asigurați că sunt introduse numai nume de departamente valide. Puteți crea o listă de nume de departamente (de exemplu, „HR”, „Finanțe”, „Vânzări”) și o puteți utiliza ca regulă de validare.

În fila „Setări”, selectați „Lista” sub „Permite”. Apoi, în câmpul „Sursă”, puteți fie să tastați elementele din listă separate prin virgule (de exemplu, „HR,Finanțe,Vânzări”), fie să selectați o serie de celule în care ați listat deja numele departamentelor. Acum, când un utilizator face clic pe celulă, va apărea o săgeată drop-down și poate selecta din listă.

Personalizarea mesajelor de eroare

Când cineva încearcă să introducă date nevalide, Excel afișează un mesaj de eroare implicit. Dar puteți personaliza aceste mesaje pentru a le face mai ușor de utilizat.

Reveniți la caseta de dialog Validarea datelor și faceți clic pe fila „Alerta de eroare”. Puteți schimba titlul și textul mesajului de eroare. De exemplu, în loc de mesajul implicit, puteți scrie ceva de genul „Hopa! Vă rugăm să introduceți un număr între 0 și 30 pentru zilele de vacanță”. De asemenea, puteți alege stilul alertei, cum ar fi „Opriți”, „Avertisment” sau „Informații”.

Mesaje de intrare

Pe lângă mesajele de eroare, puteți configura mesaje de intrare. Acestea sunt mesaje care apar atunci când un utilizator selectează o celulă cu validarea datelor. Este o modalitate excelentă de a oferi utilizatorilor informații despre ce fel de date sunt așteptate.

Faceți clic pe fila „Mesaj de intrare” din caseta de dialog Validare date. Introduceți un titlu și un mesaj. Pentru exemplul nostru de zile de vacanță, puteți scrie „Introduceți numărul de zile de vacanță (0 - 30)” ca mesaj.

Utilizarea validării datelor cu formule

De asemenea, puteți utiliza formule în validarea datelor. Să presupunem că aveți o foaie de calcul în care coloana „Reducere” ar trebui să fie întotdeauna cu un procent mai mică decât coloana „Markup”. Puteți folosi o formulă pentru a aplica această regulă.

În caseta de dialog Validare date, selectați „Personalizat” sub „Permite”. Apoi, în câmpul „Formulă”, introduceți o formulă ca=B2>A2, unde A2 este celula cu „Reducere” și B2 este celula cu „Markup”. Această formulă verifică dacă markupul este mai mare decât reducerea. Dacă formula revineADEVĂRAT, datele sunt valabile; dacă se întoarceFALS, datele sunt nevalide.

Aplicații practice într-un cadru de birou

În calitate de furnizor de birou, am văzut cum validarea datelor poate face o mare diferență în diferite sarcini de birou.

Managementul inventarului

Când gestionați inventarul, puteți utiliza validarea datelor pentru a vă asigura că cantitatea de articole din stoc este întotdeauna un număr pozitiv. De asemenea, puteți utiliza liste pentru a vă asigura că sunt introduse numai nume de produse valide. Acest lucru ajută la păstrarea unor înregistrări precise și la evitarea erorilor în stocarea.

Management de proiect

În foile de calcul de management de proiect, validarea datelor poate fi utilizată pentru a se asigura că datele de început și de sfârșit sunt introduse corect. De exemplu, puteți seta o regulă conform căreia data de încheiere trebuie să fie după data de început.

Produse și servicii conexe

Dacă sunteți în căutarea soluțiilor de birou, avem, de asemenea, câteva conexiuni excelente cu alte industrii. De exemplu, dacă vă gândiți să construiți o extensie de birou sau un spațiu de lucru nou, s-ar putea să vă interesezeproducatori de ferme din otel. Acestea oferă ferme din oțel de înaltă calitate care pot fi utilizate în diverse proiecte de construcție.

O altă opțiune esteSisteme de rame din oțel. Aceste sisteme sunt o alegere excelentă pentru a construi birouri moderne, modulare, rapid și eficient.

Și dacă sunteți în căutarea unei soluții mai compacte de stocare sau spațiu de lucru,cladiri de magazie din otelar putea fi calea de urmat.

Concluzie

Validarea datelor în Excel este o caracteristică puternică care vă poate simplifica cu adevărat procesele de introducere a datelor de la birou. Ajută la menținerea acurateței datelor, la reducerea erorilor și la îmbunătățirea utilizării foilor de calcul. Indiferent dacă gestionați înregistrările angajaților, inventarul sau proiecte, validarea datelor este un instrument pe care cu siguranță ar trebui să începeți să îl utilizați.

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre funcțiile Excel sau despre alte produse și servicii legate de birou, nu ezitați să ne contactați. Suntem mereu aici pentru a vă ajuta să profitați la maximum de mediul dumneavoastră de birou. Haideți să discutăm și să vedem cum putem lucra împreună pentru a vă îmbunătăți operațiunile biroului.

Referințe

• Ajutor și asistență Microsoft Excel
• Diverse resurse de formare Excel și bloguri