Cum se utilizează funcția Grupare și Schiță în Excel?

Hei acolo! În calitate de furnizor de birouri, am văzut direct cât de important este să profitați la maximum de instrumentele dvs. software, mai ales când vine vorba de Excel. Una dintre cele mai subutilizate, dar incredibil de puternice caracteristici din Excel este funcția Grupare și Contur. În acest blog, vă voi arăta cum să îl folosiți în avantajul dvs.

Care sunt caracteristicile de grup și de contur?

În primul rând, să înțelegem care sunt aceste caracteristici. Funcția Grupare din Excel vă permite să grupați rânduri sau coloane împreună. Acest lucru este foarte util atunci când aveți un set de date mare cu mai multe niveluri de ierarhie a datelor. De exemplu, este posibil să aveți un raport de vânzări în care aveți cifre individuale de vânzări pentru fiecare lună (rânduri), grupate sub fiecare trimestru (un grup de nivel superior).

Caracteristica Contur se bazează pe caracteristica Grup. Acesta creează o structură vizuală pentru datele dvs. grupate, cu butoane de extindere și restrângere. Puteți extinde sau restrânge rapid secțiuni ale datelor pentru a vă concentra asupra informațiilor de care aveți nevoie. Acest lucru este excelent pentru prezentări sau atunci când aveți de-a face cu o foaie de calcul lungă, care este greu de navigat.

Gruparea rândurilor

Să începem cu gruparea rândurilor. Să presupunem că lucrați la o foaie de calcul bugetară pentru un proiect. Aveți diferite categorii de cheltuieli, cum ar fi salarii, echipamente și consumabile, iar fiecare categorie are mai multe elemente rând.

1. Selectați rândurile: Mai întâi, selectați rândurile pe care doriți să le grupați. De exemplu, dacă doriți să grupați toate rândurile legate de cheltuielile cu echipamentele, faceți clic pe numerele rândurilor din partea stângă a foii de calcul pentru a le selecta. Puteți selecta mai multe rânduri non-adiacente ținând apăsată tasta Ctrl (Cmd pe un Mac) în timp ce faceți clic pe numerele rândurilor.
2. Accesați fila Date: După ce ați selectat rândurile, mergeți la fila Date din panglica Excel.
3. Faceți clic pe Grup: În grupul Structură din fila Date, faceți clic pe butonul Grup. Veți vedea că Excel grupează rândurile selectate împreună și un mic semn minus (-) apare în partea stângă a rândurilor grupate. Acesta este butonul de restrângere. Făcând clic pe acesta, rândurile grupate vor restrânge, ascunzând detaliile. Dacă doriți să vedeți din nou detaliile, faceți clic pe semnul plus (+) care apare când rândurile sunt restrânse.

Gruparea coloanelor

Gruparea coloanelor este foarte asemănătoare cu gruparea rândurilor. Să presupunem că analizați datele de vânzări pentru diferite regiuni pe parcursul mai multor luni. Poate doriți să grupați coloanele pentru fiecare trimestru.

1. Selectați Coloanele: Faceți clic pe literele coloanei din partea de sus a foii de calcul pentru a selecta coloanele pe care doriți să le grupați. Puteți selecta mai multe coloane non-adiacente ținând apăsată tasta Ctrl (Cmd pe un Mac).
2. Utilizați fila Date: la fel ca în cazul rândurilor, accesați fila Date de pe panglică.
3. Faceți clic pe Grup: În grupul Contur, faceți clic pe butonul Grup. Acum ați grupat coloanele și le puteți extinde sau restrânge folosind semnele plus și minus care apar în partea de sus a foii de calcul.

Crearea mai multor niveluri de grupare

Excel vă permite să creați mai multe niveluri de grupare. Acest lucru este util atunci când aveți un set de date complex cu mai multe ierarhii. De exemplu, într-un raport de vânzări, este posibil să aveți cifre de vânzări grupate în funcție de regiune (grup de nivel întâi), iar în cadrul fiecărei regiuni, aveți cifre de vânzări grupate pe categorii de produse (grup de nivel al doilea).

Pentru a crea mai multe niveluri de grupare, mai întâi, creați grupul de nivel superior, așa cum este descris mai sus. Apoi, selectați rândurile sau coloanele din grupul de nivel superior pe care doriți să îl grupați în continuare și repetați procesul de grupare. Veți observa că Excel creează o structură imbricată, cu diferite niveluri de butoane de extindere și restrângere.

Beneficiile utilizării funcțiilor de grup și schiță

Există mai multe beneficii în utilizarea acestor funcții. În primul rând, vă face foaia de calcul mai organizată. În loc să aveți o listă lungă și nestructurată de date, o puteți prezenta într-un format ierarhic ușor de înțeles.

În al doilea rând, îmbunătățește navigarea. Puteți sări rapid între diferite secțiuni ale datelor prin extinderea și restrângerea grupurilor. Acest lucru este util în special atunci când lucrați cu foi de calcul mari.

În cele din urmă, este grozav pentru prezentări. Puteți începe prin a afișa o prezentare generală la nivel înalt a datelor dvs. și apoi puteți explora detaliile după cum este necesar.

Sfaturi și trucuri

Iată câteva sfaturi pentru a profita la maximum de funcțiile Group și Outline:

• Comenzi rapide de la tastatură: în loc să utilizați panglica, puteți utiliza comenzile rapide de la tastatură pentru a grupa și degrupa rânduri sau coloane. În Windows, apăsați Alt + Shift + Săgeata dreapta pentru a grupa și Alt + Shift + Săgeata stânga pentru a degrupa. Pe un Mac, utilizați Opțiune + Shift + Săgeată dreapta și Opțiune + Shift + Săgeată stânga.
• Auto - Contur: Excel are o funcție Auto - Contur. Dacă datele dvs. au o structură clară cu subtotaluri, puteți utiliza această caracteristică pentru a crea automat grupuri și o schiță. Doar accesați fila Date și faceți clic pe Auto - Contur.
• Personalizarea Conturului: Puteți personaliza aspectul conturului. De exemplu, puteți modifica poziția simbolurilor de contur (semnele plus și minus) sau nivelul de detaliu afișat atunci când conturul este extins.

Aplicații din lumea reală

Să ne uităm la câteva aplicații din lumea reală ale funcțiilor Grup și Contur. Dacă ești înContract de fabricație de structuri metaliceindustrie, ați putea folosi Excel pentru a gestiona costurile proiectului. Puteți grupa costurile pe diferite faze ale proiectului și, în cadrul fiecărei etape, grupați costurile după diferite categorii de costuri, cum ar fi forța de muncă, materialele și echipamentele. Acest lucru face ușor să analizați unde se duc banii dvs. și să faceți ajustări după cum este necesar.

În mod similar, dacă lucrați cuproducatori de ferme din otel, puteți utiliza aceste funcții pentru a gestiona programele de producție. Grupați sarcinile de producție pe diferite linii de produse și, în cadrul fiecărei linii de produse, grupați sarcinile pe diferite etape de producție.

Pentrumagazii de otel constructori de metale structurale, funcțiile de grup și schiță ale Excel pot fi utilizate pentru a gestiona inventarul. Grupați articolele de inventar după diferite tipuri de produse din oțel și, în cadrul fiecărui tip, grupați articolele după dimensiune sau grad.

Contactați-ne pentru mai multe

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre cum să profitați la maximum de Excel și alte software-uri de birou sau dacă sunteți în căutarea unor rechizite de birou pentru a vă îmbunătăți productivitatea, nu ezitați să contactați. Suntem aici pentru a vă ajuta să vă eficientizați procesele de lucru și să profitați la maximum de instrumentele dvs. Indiferent dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri sau faceți parte dintr-o corporație mare, avem produsele și expertiza pentru a vă satisface nevoile.

Referințe

• Ajutor și asistență Excel, Microsoft
• Forumuri pentru utilizatori Excel